Jak poprawić efektywność pracy i komunikację w firmie?

Ostatnie 2 lata zmieniły współczesny model funkcjonowania społeczeństwa. Covid, wojna, galopująca inflacja, chcąc nie chcąc zmusiły zarówno wielkie, jak i małe przedsiębiorstwa do przewartościowania swoich działań, oraz czasami do budowania biznesu praktycznie od początku.

A jak w związku z powyższymi zmianami mają się branże związane z callcenter i obsługą klienta? Wbrew pozorom w tym sektorze od dwóch lat możemy obserwować wzrosty. Są one przede wszystkim związane z rozwojem nowych technologii i szeroko pojętą automatyzacją. Przyzwyczailiśmy się również do możliwości pracy zdalnej i w końcu mamy narzędzia, które na taką formę pozwalają.

Wirtualna Centrala telefoniczna między innymi Voice Solution to odpowiedź na współczesne potrzeby rynku telekomunikacyjnego. Podstawowym wyzwaniem dla każdego właściciela, managera czy kierownika jest poprawa efektywności pracy. Łączy się to oczywiście z dążeniem do szybszej i łatwiejszej komunikacji z klientem oraz dostępem do najważniejszych danych. Należy pamiętać, że nowoczesna wirtualna centrala to także narzędzie, które ma ogromny wpływ na komunikację wewnętrzną w firmie, nawet jeśli połowa pracowników, jest poza biurem. Wewnętrzna sieć zamknięta pozwala na wspólną pracę w czasie rzeczywistym oraz daje dostęp do wszystkich danych i raportów pracowniczych.

Jedne z najlepszych funkcji wirtualnych centrali telefonicznej, które mogą znacząco wpłynąć na poprawę efektywności pracy to:

1. Automatyczna sekretarka — funkcja ta pozwala na automatyczną obsługę połączeń przychodzących i przekierowanie ich do właściwych osób lub oddziałów, bez konieczności angażowania pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu firma może zaoszczędzić czas i pieniądze, a klienci nie muszą czekać na połączenie.
2. Kierowanie połączeń na podstawie numeru dzwoniącego — połączenia od ważnych klientów lub partnerów biznesowych mogą być kierowane bezpośrednio do właściwych osób.
3. Przekierowanie połączeń — funkcja ta pozwala na przekierowywanie połączeń między różnymi oddziałami lub pracownikami firmy, co zwiększa efektywność i skuteczność obsługi klientów.
4. Konferencje telefoniczne — funkcja ta umożliwia prowadzenie konferencji telefonicznych, co ułatwia współpracę między pracownikami lub klientami, nawet jeśli znajdują się w różnych miejscach.
5. Nagrywanie połączeń — funkcja ta pozwala na nagrywanie połączeń, co jest bardzo przydatne w celach szkoleniowych i kontroli jakości obsługi klientów.
6. Tabela wskazań — funkcja ta pozwala na wyświetlenie na ekranie informacji o połączeniu, takich jak numer dzwoniącego, godzina połączenia, status połączenia i wiele innych. Dzięki temu pracownicy firmy mogą szybko i skutecznie reagować na połączenia i obsługiwać klientów.
7. Kolejkowanie połączeń  to usługa umożliwiająca automatyzację wielu połączeń telefonicznych. Odbierane w ten sposób połączenia są szeregowane i buforowanie co pozwala na sprawne przełączanie ich do właściwego odbiorcy. Natomiast dzwoniącemu zapewnia informacje o jego statusie i czasie oczekiwania na połączenie.
8. Grupy wywoławcze (hunt gropups) Definiowanie grup telefonów z różnymi schematami dzwonienia
9. Integracja z aplikacjami biznesowymi (CRM)

Wirtualna centrala telefoniczna to doskonałe rozwiązanie dla każdej firmy, której zależy na osiąganiu największych przychodów najniższym kosztem.