IVR to najczęściej nasze pierwsze spotkanie z klientem. Ważne, aby dobrze przemyśleć powitalny komunikat.

Dobrze zaprojektowana ścieżka pokaże, że szanujesz czas dzwoniącego i jest dla Ciebie ważna sprawna obsługa klienta. IVR jest też świetnym narzędziem do samoobsługi, odciążacym prace konsultantów.
Pamiętaj, że komunikaty dowolnie możesz modyfikować i personalizować.
Dzięki naszej centrali telefonicznej jesteś wstanie przygotować najbardziej rozbudowany scenariusz kontaktu. Bez problemu również dostosować dla niego też różne wersje językowe.

Dobrze zaprojektowany IVR może być narzędziem, które pozytywnie wpłynie na relacje firmy z odbiorcą. Nic bardziej nie frustruje niż oczekiwanie na zakończenie komunikatu tylko po to, aby „wcisnąć 0” i połączyć się z konsultantem. Zamiast budować mur i tworzyć zapory przed kontaktem z Biurem Obsługi Klienta, przemyśl jak IVR może Tobie pomoc rozwiązać problem, np. w przypadku utraconych połączeń, lub utrzymaniu klienta.

Co jest najważniejsze przy projektowaniu IVR?
Poniżej nasze wskazówki!

 

1. Przejrzystość

Jeżeli diagnozujesz, że posiadasz wiele połączeń utraconych, to najczęstszym powodem jest zawiła ścieżka komunikacji. Musisz pamiętać, że tak samo ja dbasz o rozwój swojego biznesu nie możesz projektować IVRa raz. Audyt ruchu połączeń sprawdzi, czy dane gałęzie są efektywne. Zadzwoń na swoją centralę telefoniczną i „wejdź” w buty dzwoniącego. Odpowiedź sobie na pytanie, czy dokładnie wiesz, z kim chcesz rozmawiać w kwestii rozwiązania swojego problemu? I tu od razu wskazówka nr 2.

2. Poznaj swojego odbiorcę

Zastanów się, kto najczęściej do Ciebie dzwoni i w jakim temacie? Sprawdź raport połączeń i ich długość. Dzięki naszej platformie Voice Solution możesz monitorować, a później optymalizować jakość połączeń.

3. Czas

Pamiętaj, że jeżeli ktoś decyduje się do Ciebie dodzwonić, to najprawdopodobniej zależy mu na szybkim otrzymaniu odpowiedzi. Biorąc to pod uwagę spraw, aby komunikat IVR był na tyle konkretny, aby odsłuchanie jego zajmowało z jednej strony mało czasu, a z drugiej przekazywało najważniejsze komunikaty. Skup się na priorytetach!

4. Głos

Skupiamy się nad scenariuszem i ścieżką, a dopiero w kolejnym kroku nad „głosem”. Detal, ale bardzo istotny! Należy zwrócić uwagę, na tonację głosu i słyszalność komunikatu. Głos, który usłyszy rozmówca przy próbie połączenia pozwala mu zwiększyć, np. zaufanie do firmy.
Coraz bardziej popularne stają się usługi „text-to-speech”, daje ona gwarancję otrzymania wysokiej jakości komunikatów.

5. Język

Obsługujesz rynek zagraniczny? Pamiętaj o tym przy projektowaniu IVR.

6. Personalizacja

Dzięki odpowiedniej centrali telefonicznej, możesz bez problemu personalizować komunikację. Nie tylko taka forma jest efektowna, ale pozwala segmentować klientów. Dobrze określona grupa docelowa otwiera wachlarz możliwości. Szczególnie zauważalne w markach premium. Zapytaj naszego konsultanta, w jaki sposób IVR może wesprzeć proces utrzymania klienta.

Niezależnie od branży, którą reprezentujecie, dobrze rozplanowany i skonfigurowany system IVR jest wstanie podnieść poziom satysfakcji klienta i odciążć pracę działu obsługi klienta. Skrócenie czasu rozmów i monitoring połączeń to jedne z nielicznych rozwiązań, które gwarantuje Voice Solutions.
Nasi konsultanci pomogą Tobie zaprojektować różne scenariusze i funkcjonalności IVR.
Nasze rozwiązanie możę współpracować w Twoim CRM i wpłynąć na zyski firmy. Przy projektowaniu schematu możemy go połączyć z kanałem omnichannel.

 

Usprawnianie procesów to nasza specjalność!